Subsidies om je evenement in Utrecht toegankelijker & duurzamer te organiseren

Evenementorganisatoren kunnen in 2024 weer subsidie aanvragen voor het verduurzamen en/of toegankelijker maken van hun evenement in de gemeente Utrecht. In dit artikel geven we praktische handvatten voor de twee subsidies, namelijk:

1. Subsidie voor het verduurzamen van je evenement.
2. Subsidie voor het toegankelijker maken van je locatie of je evenement.

Toekomstbestendig

De Gemeente Utrecht vindt het belangrijk dat Utrecht een eerlijke, duurzame, toekomstbestendige, gezonde en voor iedereen toegankelijke stad is en blijft. Evenementenorganisatoren kunnen hieraan bijdragen door de ecologische voetafdruk van een evenement te verkleinen en de sociale impact te vergroten.

Je verkleint je ecologische voetafdruk door minder energie, materialen, water e.d. te gebruiken en de hoeveelheid restafval zo klein mogelijk te maken. De energie die je wel verbruikt is hernieuwbaar (geen fossiele brandstoffen), de materialen die je wel gebruikt zijn circulair (hergebruikt, gerecycled, biobased, lokaal geproduceerd). Datzelfde geldt voor je watergebruik en je inkoop van eten en drinken.

Om dit te realiseren moet je als organisator concrete maatregelen nemen die leiden tot verandering. Daar is de subsidie voor bedoeld.

De evenementenbranche is positief over verduurzaming, zo blijkt uit gesprekken met organisatoren. Door onder meer hoge energieprijzen en personeelstekorten is er alleen niet altijd budget om in duurzaamheid te investeren. 

De subsidie helpt een evenement op 3 manieren:

1. Met deze subsidie kunnen directe kosten voor verduurzaming gefinancierd worden.
2. Door verduurzaming kunnen je kosten voor energie, materialen, water e.d. afnemen.
3. Door verduurzaming verbeter je het imago van je evenement wat weer aantrekkelijk is voor bezoekers, leveranciers, lokale partijen e.d.

Subsidie voor verduurzamen van je evenement

Nieuw in deze subsidie, vergeleken met 2023, is dat:

• alle evenementenorganisatoren een aanvraag kunnen doen
• de regeling voor duurzaamheid een heel jaar open staat 
• de aan te vragen bijdrage voor kleine en middelgrote evenementen is verhoogd

Aanvragen kunnen per direct worden gedaan en worden op volgorde van binnenkomst behandeld. Wees er dus snel bij! Je kunt subsidie aanvragen voor:

• Inhuur van specialisten (100% van de investering)
• Meerprijs van een duurzaam alternatief t.o.v. traditionele oplossing (100%)
• Aanschaf van duurzame materialen (50%)

De subsidie hangt af van de grootte van jouw evenement:

• een klein evenement: maximaal € 2.500
• een middelgroot evenement: maximaal € 5.000
• een groot of zeer groot evenement: maximaal € 10.000

De regeling staat open tot 1 december 2024.

Waar is de subsidie duurzaamheid voor?

Evenementen en festivals zijn een mini-maatschappij voor een dag of een paar dagen. De impact van een evenement op milieu, natuur, klimaat en maatschappij is aanzienlijk. Je kunt de subsidie inzetten om de ecologische impact van je evenement te verkleinen.

Bij verduurzaming van evenementen kun je denken aan een herbruikbaar bekersysteem, duurzaam materiaalgebruik, duurzame inkoop, vermindering van afval, hergebruik van grondstoffen, vermindering van water- en energieverbruik, verduurzaming van mobiliteit en eten en drinken.

Voorbeelden van projecten voor verduurzaming

Je maakt pas echt impact als je de subsidie inzet voor projecten die over meerdere jaren effect hebben. Je kunt je inschrijven voor praktische maatregelen, maar ook voor organisatorische maatregelen of opleiding. 

Ook de kosten voor het schrijven van een duurzaamheidsstrategie, een duurzaamheidsplan of een duurzaamheidsrapportage voor je evenement zijn subsidiabel, ook als je daarvoor een specialist inhuurt.

Je kunt ook een meetsysteem ontwikkelen om de duurzaamheidsprestaties (indicatoren) van je evenement bij te houden. Met deze informatie kun je een duurzaamheidsrapportage maken en communiceren via je website. Hieronder werken we nog meer praktische voorbeelden uit.

Green Events houdt een lijst bij met links naar interessante bedrijven en organisaties. Hier vind je organisaties die kunnen adviseren over het verduurzamen van een evenement, concrete oplossingen en producten om een evenement duurzamer en socialer te organiseren.

Subsidie voor het toegankelijker maken van je locatie

Naast de subsidie voor verduurzaming van evenementen kun je een subsidie aanvragen voor het organiseren van toegankelijkheid van je locatie, gebouw of je evenement 

Door je locatie, gebouw of je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een beperking vergroot je je sociale impact. De subsidie voor toegankelijkheid bedraagt maximaal € 40.000,- waarbij geldt dat 60% van de aanschaf van voorzieningen wordt vergoed.

De subsidie voor toegankelijkheid is aan te vragen tot 1 mei 2024.

Bij toegankelijkheid kun je denken aan voorzieningen of begeleiding van mensen met een beperking.

Hieronder vind je een aantal praktische voorbeelden waar je deze subsidie voor in kunt zetten. De maatregelen, voorzieningen of activiteiten moeten voor algemeen gebruik zijn. Het moet gaan om een eenmalige investering in toegankelijkheid, zoals:

a. een verbetering van de beeldvorming over inwoners met een beperking: bijvoorbeeld een communicatiecampagne, een beeldvormingsproject over inwoners met een psychische kwetsbaarheid of een training voor personeel zodat zij weten hoe zij gasten met een beperking prettig tegemoet kunnen treden.

b. een verbetering van de informatievoorziening, bijvoorbeeld een advies voor het drempelvrij maken van een website of het opstellen van een mooie begrijpelijke folder.

c. een verbetering van de toegankelijkheid met een verbouwing in een gebouw dat publiek toegankelijk is, bijvoorbeeld een café, restaurant, winkel, sportschool, sportvoorziening, ontmoetingscentrum, huisartsenpraktijk, tandartsenpraktijk, zwembad, gezondheidscentrum, bank, camping, school, stemlokaal, hotel, voorziening voor kunst of cultuur, een museum, theater, een festival. Mogelijke verbeteringen zijn een (inpandige of externe) drempelhulp, een toegankelijk toilet, een tillift of luie trap in een zwembad, een verschoonplek voor volwassenen, of elektrische deuren.

Klik hier voor meer informatie over toegankelijkheid van evenementen.